KOMUNIKASI MELALUI TELEPON

PENGERTIAN HUBUNGAN TELEPON

Kata telepon berasal dari kata tele dan phone yang berati 'jauh' dan 'bunyi' . Melalui pesawat telepon di samping mendengar, tentu orang juga berbicara. Pesawat telepon merupakan simbol suatu prestasi sebuah peradaban manusia, karena beberapa saat yang lalu, manusia masih mengalami kesulitan untuk berkomunikasi secara langsung dalam jarak yang jauh. Sebagai alat komunikasi, pesawat telepon mempermudah saling komunikasi antarindividu pada tempat yang berlainan dan berjauhan.Hubungan dengan telepon termasuk bentuk komunikasi tidak langsung antara komunikator dan komunikan tetapi diperantarai dengan satu rangkaian elektronik yang disebut pesawat telepon. Sebagai sarana komunikasi, telepon dipakai untuk menyampaikan dan menerima informasi dengan cepat, karena dengan telepon baik komunikator (penyampai pesan) maupun komunikan (penerima pesan) dapat menyampaikan berita atau informasi pada saat yang sama, tidak perlu menunggu berjam-jam, apalagi berhari-hari.

gambar pesawat telepon

Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain. Dewasa ini, melakukan hubungan telepon merupakan bagian biasa dari kehidupan manusia, bahkan telepon telah menjadi sebuah kebutuhan. Melalui telepon setiap orang dapat menjalin komunikasi dengan lebih efektif. Orang bisa membuat janji secara pasti melalui telepon sebelum mereka melakukan pertemuan langsung yang penting. Dalam kegiatan bisnis, telepon merupakan sarana penting dalam menunjang kelancaran aktivitas bisnisnya.

MACAM-MACAM PESAWAT DAN JENIS HUBUNGAN TELEPON

a. Jenis Pesawat Telepon

Dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan pada pesawat telepon, ada beberapa jenis pesawat telepon, yaitu

1) Intercom

Dalam bahasa Inggris disebut intercomunication yang artinya komunikasi di dalam. Hubungan di dalam intercom sering disebut juga dengan istilah interphone atau intertelephone. Di kantor, intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri at au dari satu bagian ke bagian lain dalam satu instansi.

2) Pesawat Telepon

Telepon merupakan alat untuk menyampaikan informasi secara lisan dari satu pihak ke pihak lain dari jarak jauh, baik dalam lingkungan kantor maupun luar kantor. Salah satu jenis pesawat telepon adalah pesawat tunggal. Pesawat ini bisa digunakan di lingkungan keluarga, organisasi, maupun instansi tertentu. Pesawat tunggal yang digunakan di lingkungan instansi biasanya dilengkapi dengan pesawat ekstensi (cabang-cabang). Misalnya, nomor telepon pusat atau hotline Unesa adalah 031- Kode Modul: BM.20.C.2: Penanganan Telepon Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 128280009 adapun nomor pesawat eksistensinya sebagai berikut Fakultas Teknik: Eks. 500, Jurusan Teknik Sipil: Eks. 501, Jurusan Listrik-Elektronika: Eks. 502, Teknik Mesin: Eks. 503, dan Jurusan PKK: Eks. 504.

3) PMBX (Private Manual Branch Excharge)

Jenis pesawat ini tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Untuk menelepon, penelpon harus terlebih dahulu melalui operator. Penelepon harus menekan nomor yang telah ditentukan. Setelah tersambung, penelepon baru dapat berhubungan langsung dengan nomor telepon luar yang dikehendaki , umumnya menggunakan ekstensi (lihat contoh penggunaan ekstensi pada butir 2 di atas).

4) PABX (Private Automatic Branch Excharge)

Pesawat ini memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Penelpon dapat berhubungan langsung dengan cara memutar nomor khusus untuk memperoleh saluran keluar. Setelah itu, penelepon baru memutar nomor telepon yang dikehendaki. Operator dapat pula 

5) Switchboard (papan sambungan)

Switchboard yaitu alat komunikasi yang terdiri dari papan panel yang lebar, yang di dalamnya terdapat saklar-saklar dan instrumen lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari tempat satu ke tempat lain. Saat ini Swithboard masih digunakan untuk keperluan intern kantor yaitu untuk menambah sambungan telepon agar komunikasi setiap bagian dengan bagian lain tetap berjalan dengan lancar.

6) Loudspeaking telephone (pelantang suara telepone)

Alat ini digunakan untuk memperbesar atau memper keras volume suara telepon. Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan alat ini adalah kita dapat

(a) meningkatkan kemampuan kerja

(b) meningkatkan efisiensi waktu

(c) menerima telepon tanpa harus meninggalkan pekerjaan yang ada.

7) Telephone answering machine (mesin penjawab telepon) Alat ini dapat merekam/menjawab setiap pesan (berita) yang masuk.

b. Jenis Hubungan Telepon

Hubungan telepon, ditinjau dari segi jarah jangkauannya dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:

1) Hubungan antarbagian (intern), yaitu hubungan langsung antara bagian satu dengan yang lain dalam satu kantor.

2) Hubungan lokal (setempat), yaitu hubungan yang dilakukan komunikator dengan komunikan dalam satu lingkup daerah tertentu,

dalam satu kota. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan atau memutar kode area tempat yang dituju.

3) Hubungan interlokal, yaitu hubungan telepon antara dua orang secara langsung dengan jarak jauh, antarkota atau antar propinsi, namun tetap dalam satu negara. Untuk melakukan hubungan ini terlebih dulu penelpon harus memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju. Misalnya, jika dari Pontianak ingin mengadakan telepon ke Surabaya, maka harus menekan atau memutar lebih dulu nomor 031, yaitu kode wilayah Surabaya. Setelah itu, baru diikuti nomor telepon yang dituju.

4) Hubungan internasional (overseas call), yaitu hubungan telepon langsung berjarak jauh dari seseorang atau organisasi di suatu negara dengan orang lain atau organisasi negara yang lain. Permintaan hubungan telepon internasional dapat dilakukan dengan menekan atau memutar terlebih dahulu nomor 001 atau 008. Setelah itu, menekan atau memutar kode negara, kode wilayah, baru kemudian nomor telepon yang dituju. Dalam melakukan hubungan internasional, sekretaris harus memperhatikan perbedaan waktu antarnegara, agar tidak menyalahi etiket bertelepon. Untuk melakukan hubungan di atas, penelepon bergantung pada jenis pesawat telepon. Sekarang di Indonesia telah menerapkan sistem SLJJ (sambungan langsung jarak jauh) untuk hubungan interlokal dan sistem SLI (sambungan langsung internasional) untuk hubungan internasional.

c. Peletakan Pesawat Telepon

Ditinjau dari peletakannya, ada empat macam telepon yang biasa digunakan pada suatu organisasi

1) Telepon meja (tablephone), yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan di atas meja;

2) Telepon dinding (wallphone), yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan pada dinding;

3) Telepon mobil, kapal, atau pesawat, yakni telepon yang diletakkan pada mobil, kapal atau pesawat ;

4) Telepon mobil atau telepon genggam (handphone), yakni telepon yang bisa dibawa kemana-mana oleh pemiliknya. Akhir-akhir ini telepon genggam mengalami kemajuan yang pesat. Hampir-hampir tidak ada orang yang tidak memiliki dan tidak menggunakan hp-ini. Selain dapat digunakan seperti hubungan telepon yang lazim (lokal, interlokal, dan internasional), HP ini memiliki fasilitas dapat digunakan SMS (sort message services).